Olete kulutanud aega, et luua seda, mis näeb välja täiuslik talitluspidevuse plaan. Olete isegi kõik sidusrühmad koolitanud ja veendunud, et kõik võtmetöötajad teavad täpselt, mida igal ajahetkel teha. Kuid kuidas saab kindel olla, et sul on kindel plaan ?
Tõesti, te ei saa öelda, kui olete oma ettevõtte järjepidevuse plaani testinud, et anda teile ettekujutus sellest, milline reaalne eluolukord välja näeks. Kuid kuna ükski ettevõtte omanik ei pea ootama katastroofi aset leidmist, et nad saaksid oma äritegevuse järjepidevuse plaani proovile panna, on vaja välja töötada loovad viisid plaani testimiseks. Enne kui arutame mõnda testimisstrateegiat, mida saate kasutada, on oluline mõelda, kuidas kavandada edukaid talitluspidevuse plaani katseid.
Esiteks peate otsustama, millised on teie testi eesmärgid. Mida täpselt kavatsete saavutada? Ja kuidas te etendusi mõõdaksite? Milliseid tulemusi ootate ? Ettevõtte järjepidevuse plaani testimiseks peate vastama neile olulistele küsimustele.
Samuti aitab see kokku panna oma ettevõtte järjepidevuse plaani jaoks proovidisaini meeskonna. Selle meeskonna ülesandeks oleks uurida peamisi ärivaldkondi, mida võib mõjutada hädakatastroof, ja seejärel välja töötada nii eksperimentaalsed kui ka teoreetilised ülesanded, mis aitaksid viia läbi talitluspidevuse plaani katseid. Siin on mõned loovad ja nutikad viisid oma ettevõtte järjepidevuse plaani testimiseks.
Kuidas testida oma ettevõtte järjepidevuse plaani
a. Ümarlauaarutelud
Seda saab teha, kui võtmetöötajad või reageerijad istuvad maha, et rääkida võimalikest katastroofistsenaariumidest ja nende käitlemise viisidest. See on nutikas viis veenduda, et iga töötaja või reageerija teab täpselt, milline on nende roll katastroofidest taastumisel ja kas nad on tõepoolest võimelised seda rolli täitma.
Võite treenida kedagi aastaid reageerijaks ja siiski olema sügavalt üllatunud, kui katastroof lõpuks juhtub - kuna inimene töötab liiga vähe. Selliste olukordade vältimiseks on kõige parem veenduda, et kõik mõistaksid, mida neilt nõutakse verbaalse demonstreerimise teel, kuidas nad reageeriksid kriitilistele katastroofiolukordadele ja kuidas nad täidaksid oma ülesandeid talitluspidevuse kavas.
b. Katsetage mõnda muutujat
Kui juhtub katastroof, algab see enamasti olukorrast, mis mõjutab organisatsiooni väikest osa, mis seejärel levib ja mõjutab kogu organisatsiooni. Näiteks võib väike arvuti rikkumine osutuda organisatsiooni jaoks tohutuks katastroofiks, kui seda ei kontrollita õigel ajal.
Seega, kui soovite oma ettevõtte järjepidevuse plaani proovile panna, saate luua väikese testiolukorra, näiteks rikkuda juurdepääsu ettevõtte internetile või häirida tahtlikult töövoogu, ja seejärel jälgida, kuidas töötajad sellele reageeriksid. Samuti ei tohiks unustada võrrelda nende vastuseid talitluspidevuse plaanis kirjeldatuga, et olla kindel, et nad saavad oma rollidest tõesti aru ja käituvad vastavalt.
c. Loo ebamugavust
Teine hästi toimiv strateegia on ebamugavustunde tutvustamine. Kui on midagi sellist, millega teie töötajad on nii harjunud töötama, proovige see mõni päev ära kaotada ja vaadake, kuidas nad ilma selleta hakkama saaksid.
Näiteks võite kaubaautod muuta mõne päeva jooksul kättesaamatuks ja vaadata, kuidas need tagaksid klientide rahulolu ja tarnimise. Selle mõte on jälgida, kuidas teie töötajad saaksid piiratud ressurssidega reageerida ja hakkama saada.
d. Avariiharjutused
Seda saab kasutada nii talitluspidevuse plaani kui ka teie töötaja reageerimiseks hädaolukorra ja ohutuse probleemidele. Katastroofi korral on esimene õppus evakueerimine. Seetõttu peate olema kindel, et teie töötajad ja reageerijad mõistavad evakuatsiooniprotseduuri täielikult. Peaksite tagama, et teete seda vähemalt üks kord aastas.
e. Seminarid ja koolitused
Regulaarsed seminarid ja koolitused päeva lõpus koos praktiliste harjutustega võiksid aidata töötajatel suurendada teadmisi talitluspidevuse kavandamisest. Lisaks võivad selliste koolituste lõpus tehtavad praktilised testid ja ülesanded oma teadmiste proovile panemisel ka kaugele minna.
f. Regulaarsed ülevaated
Samuti aitab see regulaarselt läbi vaadata oma ettevõtte järjepidevuse plaani. Võite palgata talitluspidevuse planeerimise eksperte, kes aitavad hinnata nii teie plaani kui ka ettevõtte valmisolekut katastroofideks. Need spetsialistid vaatavad teie plaani üle ja annavad professionaalset nõu selle kohta, mida peaksite oma äritegevuse järjepidevuse kavasse lisama või sellest välja jätma, et seda paremaks muuta.
Kuidas rakendada talitluspidevuse kava
Ehkki vajate oma ettevõtte alustamiseks ja jätkamiseks mõõdukat annust optimismi, peaksite alati meeles pidama, et teie ettevõttel võib igal hetkel seista silmitsi karmide väljakutsetega. Katastroof on üks neist väljakutsetest.
Kuigi katastroofid on ettenägematud, peate oma ettevõtte nende jaoks ette valmistama, nii et see võib jätkuda isegi nende katastroofide korral. Teie ettevõtte igapäevase tegevuse häirimine ei nõua suurt katastroofi. Isegi selline lihtne katastroof nagu voolukatkestus või küberkurjategijate rünnak võivad teie ettevõttele tohutut kahju tekitada, lastes kaasa suurte katastroofide, nagu suured üleujutused ja orkaanid.
Talitluspidevuse plaan on kooskõlastatud strateegia, mis hõlmab kavasid ja protseduure, tagades klientidele, et ettevõttel on võime pidevalt täita oma vajadusi pärast kavandatavat ärikatkestust. Selles kirjeldatakse üksikasjalikult, kuidas teie ettevõte jätkab oma tegevust pärast mis tahes vormis katastroofi. Selle omamine tähendab, et peate korraldama oma toodete või teenuste ( mis on äritegevuses kõige kriitilisema tähtsusega ) edasise pakkumise ning leidma ressursid, mida vajate oma ettevõtte järjepidevuse toetamiseks.
Talitluspidevuse plaani omamine on väga oluline. Selle õigel viisil rakendamine ja õigel ajal on aga veelgi olulisem. Ettevõtte järjepidevuse kavandamise eesmärke ei saavutata, kui plaani halvasti rakendatakse.
Seda tüüpi katastroofid, millega teie ettevõte tõenäoliselt kokku puutub, määravad kindlaks, milliseid toiminguid peate võtma, et tagada äritegevuse järjepidevus selliste katastroofide korral. Näiteks kui tulekahju puhkeb või mõni muu katastroof ohustab teie ettevõtte hoonet, peaks üks olulisemaid plaane olema töötajate evakueerimine mujale määratud kohtumistsoonidesse. Keskkonna- või ilmastikuga seotud katastroofide korral võib ettevõtte hoone evakueerimine panna teie töötajatele suurema kahju tekitamise riski. Seega on oluline järjepidevuse tagamiseks proovida võtta õigeid samme.
Talitluspidevuse plaani rakendamine peaks olema lihtne ülesanne, kui olete plaani koostamiseks teinud kõik vajalikud jõupingutused. Ja samm, mille te rakendate, sõltub katastroofidest, mille jaoks oma ettevõtet ette valmistate. Ettevõtte järjepidevuse plaani rakendamisel on järgmised tüüpilised sammud:
1. samm: kontrollige oma ettevõtte järjepidevuse plaane, et teada saada katastroofi tüüpi evakuatsiooniplaane. Teie esimene peamine eesmärk on tagada, et kõik - eriti teie töötajad - oleksid rajatisest väljas ja turvalised. Töötaja kaotamine katastroofi korral võib teie ettevõtet rikkuda, sõltuvalt sellest, kui oluline on töötaja teie ettevõttele. Kui olete jõudnud evakuatsiooni kohtumispaikadesse, viige läbi oma töötajate arv, et tagada kõigi kohalviibimine ja kõik korras. Kui katastroof mõjutab mõnda töötajat, alustage pingutusi, et aidata tal võimalikult kiiresti taastuda.
2. samm: hinnake katastroofi tekitatud kahju ulatust. Kas kaotasite oma inventari? Kas kaotasite elutähtsa kliendi- ja tooteteabe? Kas katastroof põhjustas teie andmekeskusele olulist kahju? Kas kaotasite oma ettevõtte mõne olulise vara ? Teie vastused määravad kindlaks, milliseid samme tuleb kaotatud üksuste täielikuks taastumiseks saavutada.
3. samm: võtke ühendust kolmandate osapooltega, kellest võib abi olla. Võtke ühendust oma tarnijate ja klientidega, et teavitada neid arengust ja küsida nende tuge, kui proovite oma ettevõtet uuesti alustada. Lisaks võtke ühendust oma kindlustusseltsiga, et alustada nõude liikumist.
4. samm: kutsuge kokku töötajate, juhtide ja aktsionäride koosolek. Koosolekul peate neile teatama, kui kaua aega taastumiseks võib kuluda, ja rõhutage oma järjepidevuskavas erinevaid taastamisstrateegiaid.
5. samm: äritegevuse jätkamiseks vajalike kaupade või teenuste taastamine funktsionaalsel tasemel, isegi kui teie ettevõtte hoonet alles renoveeritakse. Kui mõni teie töötajatest saab praegu kaugtööd teha, siis lubage seda, kuna teie eesmärk on võimalikult kiiresti oma ettevõte jalule tõsta.
6. samm: kontrollige oma kindlustuskatet ja määrake, millised kahjustatud varad ( näiteks riistvara / tarkvara ja infrastruktuur tuleb välja vahetada . Koostage nende varade täielik loetelu ja analüüsige, kuidas neid asendada. Saatke loend ka kindlustusseltsile) kadunud vara asendamise kuluna.
Ehkki talitluspidevuse plaanid erinevad olenevalt äritegevusest ja oodatava katastroofi tüübist, on need sammud rakendatavad praktiliselt kõigi talitluspidevuse plaanide suhtes.