Pole tähtis, kui palju olete oma ettevõtte erinevate aspektide kindlustamiseks kulutanud; vajate ikkagi talitluspidevuse plaani.
Äritegevuse järjepidevuse plaan hõlbustab katastroofidega toime tulemist ja teie ettevõtte taaskäivitamist ettenägematu õnnetuse korral. Kui olemas on talitluspidevuse plaan, ei peaks te katastroofi korral potentsiaalsete ettevõtete, klientide ja töötajate jaoks palju kaotama. Te saaksite oma ettevõtet uuesti jätkata, just nagu midagi ei juhtunud.
Talitluspidevuse plaan on üks odavaimaid kindlustusvorme, mis ettevõttel võib olla, kuna see ei maksaks teile midagi. Kuid kahjuks eelistavad paljud ettevõtted seda elulist aspekti edasi anda ja tavaliselt ei vaeva nad enne, kui on liiga hilja. Oma talitluspidevuse plaani väljatöötamiseks on siin mõned kontrollnimekirja elemendid, mida peaksite kaasama.
Talitluspidevuse plaani kirjutamine - näidismalli / kontrollnimekiri
1. Loetlege plaani eesmärgid
Esiteks peate talitluspidevuse plaani loomise põhjused ja eesmärgid selgelt analüüsima. Muidugi on teie tegevuse järjepidevuse plaani koostamise peamine eesmärk aidata teie ettevõttel võimalikult kiiresti tagasi põrgata, kui seda tabab katastroof. Peaksite seda märkima talitluspidevuse kavas ja võimalike katastroofide olemus.
2. Varupersonal
Järgmisena peaksite koostama nimekirja töötajatest, kes vastutavad katastroofi korral otsustamise eest või täidavad olulisi rolle. Mõned tööülesanded on liiga olulised, et neid mingil põhjusel tühjaks jätta, kuna nende vabaksjäämine võib tekitada ettevõtte jätkuvale eksisteerimisele veelgi suuremaid probleeme. Peaksite kindlaks määrama sellised ametikohad ja koostama nimekirja isikutest, kes täidaksid neid ametikohti, koos nende kontaktaadresside, e-posti aadresside ja telefoninumbri ning kogu muu vajaliku kontaktteabega.
3. Välised kontaktid
Lisaks sisemistele kriitilistele positsioonidele on ka mõned välised positsioonid väga kriitilised - näiteks ärikonsultandid, ettevõtte juristid ja raamatupidajad, pankurid ja infotehnoloogia konsultandid. Enamasti peaksid need olema inimesed, kes on abivalmid ja aitavad ettevõttel kiiresti tagasi pöörduda. Peaksite koostama selliste inimeste nimekirja ja nende kontaktaadressid ning lisama selle oma ettevõtte järjepidevuse kavasse.
4. Varustus
Sama toimige ka kriitilise varustuse puhul. Kas on masinaid või seadmeid, mis on teie ettevõtte toimimiseks üliolulised? Kas on olemas spetsiaalset tarkvara, mis sisaldab olulisi ettevõtte andmeid ? Peaksite koostama selliste seadmete ja tarkvara loendi. Ja kui on mingeid varukoopiaid väljaspool seda, tuleks ka need varundada.
5. Äridokumendid
Igal ettevõttel on mõned elulised dokumendid ja äridokumendid, näiteks ettevõtte asutamise dokumendid, maksutunnistused, pangaandmed, rendilepingud ja teave töötajate kohta. Kui juhtub katastroof, näiteks tulekahju või üleujutus, võivad sellised dokumendid kaduma minna, põhjustades sellega ettevõttele täiendavaid komplikatsioone. Kuidas kavatsete katastroofi korral dokumentide kadumisega hakkama saada ? Te peaksite selle ka oma BCP-sse lisama.
6. Varu hädaolukorras
Oletame, et tootmisettevõte kaotab kõik oma olulised seadmed ja masinad, mida ta kasutab oma toodete valmistamiseks. Muidugi oleks ettevõte need seadmed ja masinad kindlustanud, kuid kindlustusselts ei kavatse teile maksta teile samal päeval, kui oma nõude esitate, kas? Kas jätaksite oma tarbijad rippuma ja lubaksite konkurentidel end üle võtta, kui proovite end jälle kokku saada ? Peate paika panema situatsioonivarustuse plaani, mida saaks kasutada töö jätkamiseks, kuni saate uuesti täielikult tööle hakata.
7. Situatsiooni asukoht
Kuhu koliksite oma ettevõtte ajutiselt juhuks, kui kaotaksite praeguse äripinna? Kas teie töötajad saavad kodust töötada seni, kuni saate oma asukoha taastada ? Need on asjad, mida peate uurima ja üksikasjalikult kirjeldama, kuidas seda käidelda, kui sellised olukorrad tekivad.
8. Juhendite loetelu
Peaks olema ka juhiste loend, mis sisaldab mitmeid olulisi kohustusi, mida tuleb katastroofi korral lahendada, ja kuidas neid tuleks täita. Näiteks peaks olema üksikasjalik juhend, kuidas pöörduda oma kindlustusseltsi poole, et teda katastroofist teavitada, ja kuidas esitada kindlustusnõudeid. Seda tuleks teha iga olulise vastutuse korral ettevõttes.
9. Ettevõtte järjepidevuse plaani dokumenteerimine
Kui olete oma äritegevuse järjepidevuse plaani kirjutamise lõpetanud, veenduge, et see oleks dokumenteeritud nii paberkandjal kui ka paberkandjal. Pehmete koopiate jaoks võiksite kasutada pilvesalvestust ja saidiväliseid varukoopiaid. Paberkoopiate osas veenduge, et kõigil võtmetöötajatel poleks mitte ainult koopia, vaid nad saaksid ka aru, mida sellega teha.
Ehkki talitluspidevuse plaani on lihtne koostada ja see peaks olema midagi, mille saate ise välja mõelda, võite kaaluda konsultandi palkamist, kes teiega tegeleks, kui leiate, et see on keeruline.