Kas olete mures ettevõtte konfidentsiaalse teabe lekkimise pärast ja soovite seda vältida? Kui jah, siis siin on 10 parimat rauast plaaditud viisi äridokumentide kaitsmiseks.
Maailm on globaalne küla ja Internet on meie ettevõtete juhtimise lihtsamaks teinud, kuid üks Interneti varjukülgi on see, et see on hõlbustanud äriteabe ohustamist ja andmete varastamist. Nüüd on ettevõtete omanike jaoks muutunud väga oluliseks ennetavate meetmete võtmine, et vältida nende äriteabe ohustamist ja ärisaladuste varastamist. Vaatame mõnda viisi, kuidas äriteave ohtu satub:
3 viisi: äriteave on kompromissitud või varastatud
- Töötaja vahetamine -: kui töötaja töötab mõnda aega teie heaks, õpib ta teie ettevõtte kohta palju ja arvatavasti ka ärisaladusi, mida kasutate oma ettevõtte edukuse suurendamiseks. Nüüd, kui töötaja otsustab jätta teie ettevõtte konkurendi heaks töötama, võib ta paljastada mõned neist ärisaladustest teie konkurentidele. Samuti võib töötaja lahkuda teie ettevõttest, et alustada sarnast ettevõtet, saades teie konkurendiks ja kasutades oma äritegevuse edendamiseks mõnda teie ärisaladust.
- Investorid ja partnerid - oma ettevõtte jaoks raha otsimise ajal palutakse teil esitada äriplaan, mida kasutatakse ettevõtte elujõulisuse hindamiseks. See äriplaan võib sisaldada unikaalseid äriideesid ja strateegiaid, mille investorid võivad varastada, eriti kui tehing lõpuks ei õnnestu.
- Häkkimine -: teie ettevõtteteave võib sattuda ka Interneti häkkerite kaudu soovimatutesse kätesse.
Niisiis, kuidas kaitsta oma konfidentsiaalset äriteavet ja dokumente soovimatute kätesse sattumise eest?
10 raudatud viisi konfidentsiaalse teabe / dokumendi kaitsmiseks
1. Analüüsige oma ettevõtte teavet, et teha kindlaks, milliseid tuleks kaitsta soovimatute kätesse sattumise eest. Kui teil on teavet, mida peate ärisaladuseks, peaksite seda hoolikalt analüüsima. Ärisaladusi määratletakse tavaliselt ainulaadse teabe või idetena, millega ettevõte kasutab konkurentide ees eeliseid.
2. Tuletage välja andmekaitsepoliitika, mille edastaksite oma töötajatele, et aidata neil mõista salajast teavet ja aidata neil mõista ka nende teabe hoidmise kohustust. Samuti peaksite korraldama regulaarseid kohtumisi ja koolitusi, et tuletada töötajatele meelde ettevõtte teabe kaitsmise vajadust.
3. Looge konfidentsiaalsete dokumentide salvestusruumid . See ala peaks olema väga turvaline ja kaameratega jälgitav ning volitamata juurdepääsu tuleks tugevalt takistada.
4. Dokumentide utiliseerimise protsess - ka soovimatute dokumentide utiliseerimise viis on väga oluline. Dokumendid võivad sattuda volitamata kätesse, kui neid ei käsitata õigesti. Seega on oluline, et ostaksite paberipurustaja soovimatute dokumentide hävitamiseks või kasutaksite paberitööstuses töövõtjaid, kes teeksid seda teie nimel.
5. Veenduge, et kogu konfidentsiaalne teave on nõuetekohaselt märgistatud ja öeldi, et dokumenti ei tohi ilma loata kopeerida ega kasutada.
6. Kui palkate töötajaid enda heaks tööle, peaksite tagama, et nad allkirjastaksid töölepingu tingimuste osana kokkuleppeid . Mõned dokumendid, mida peaksite neil paluma allkirjastada, hõlmavad järgmist:
- Konkurentsi keelustamise klausel -: see on töötaja allkirjastatud leping, milles öeldakse, et ta ei tegele sarnase ettevõtlusega, konkureerides tööandja vastu.
- Mittepakkumine: see on veel üks leping, mida peaksite paluma oma töötajal allkirjastada, kinnitades, et ta ei paluks otse ega kaudselt teie ettevõtte kliente, ärivõimalusi ega töötajaid.
7. Lisage konfidentsiaalsuskokkulepped lepingudokumentidesse -: Äriteavet ei lekita ainult töötajate kaudu. Mõnikord võib neid lekkida töövõtjate, konsultantide ja teenusepakkujate kaudu. Näiteks võidakse panga privaatset teavet ohustada selle IT-konsultantide kaudu. Seetõttu peaksid kõik ettevõtete omanikud panema kohustuseks lisada konfidentsiaalsuskokkulepped oma teenusepakkujatega sõlmitud lepingudokumentidesse.
8. Ettevõtte omanikud peaksid ka võimalikult palju püüdma vähendada konfidentsiaalsetele dokumentidele juurdepääsu omavate inimeste arvu.
9. Kui töötaja lahkub teie ettevõttest, peaksite meeles pidama, et ta palub tagastada kõik nende valduses olevad dokumendid ja ettevõtte omadused ning tuletada neile meelde ka vajadust ja tagajärgi, kui nad ei pea kinni oma konfidentsiaalsuslepingutest.
Kui teil on endiselt muret, et selline töötaja võib paljastada uuele ettevõttele, kelle heaks ta on tööle võetud, ärisaladusi, võite saata ettevõttele ametliku kirja, milles nad teatavad neile mitteavaldamise ja konfidentsiaalsuse lepingust, mille töötaja allkirjastas teiega ettevõte.
10. Kaitske oma e-dokumente -: kui kasutate oma ettevõttes palju Internetti, on oluline oma dokumente kaitsta. Võite rääkida IT-konsultandiga viisidest, mille abil saate oma andmeid Internetis kaitsta.
11. Jälgige oma külastajaid: veenduge, et teie äriruumides asuv külastaja ala oleks tööpiirkonnast eraldatud ja külastajaid jälgitaks hoolikalt, et vältida loata juurdepääsu piiratud aladele.
12. Kui töötaja lahkub teie ettevõttest, veenduge, et muudaksite kõik töötajale teadaolevad paroolid ja turvakoodid.
5 sammu, mida tuleb teha siis, kui teie ettevõtteteave on ohustatud?
a. Kõigepealt peaksite välja selgitama, kuidas ja miks see juhtus . Kuidas teave lekitati? Kas see on teie süsteemi nõrkuse tagajärg ? Teie jaoks on oluline kõigepealt tuvastada lekke kanal, et aidata teil lahendust pakkuda.
b. Vajadusel pöörduge õigusabi poole :: Kui leiate, et teave lekitati lepingurikkumise tagajärjel, peate võib-olla kaasama oma advokaadi, et vastutavale poole saaks kohtusse kaevata ja kahjutasu maksta. Samuti, kui teile tundub, et lekkinud teave võib olla teie ettevõttele või klientidele ohtlik, vajaksite teie kaitsmiseks seaduslikku tuge.
c. Teatage juhtumist oma töötajaid ja kõiki mõjutatud osapooli.
d. Võtke ennetavaid samme kahjustuste vähendamiseks. Häkkinud veebisaidi korral peate võib-olla mõneks ajaks täielikult välja lülitama, et seda saaks puhastada.
e. Samuti peaksite astuma samme tulevaste sündmuste vältimiseks.