Teadusuuringute kohaselt arvab umbes 50 protsenti töötajatest, et koosolekud on nende tööl viibimise aja suurim raiskamine ja tootlikkuse hävitaja number üks.
Siin ei räägi me tavaliselt hästi planeeritud konverentsidest, seminaridest ja juhatuse koosolekutest. Me räägime neist ettevõttesisestest töötajate kohtumistest, mis kestavad tavaliselt tunde, kuid pole alati vajalikud.
Ärikohtumised annavad küll võimaluse arutada ettevõtte ja kõigi sellega seotud oluliste küsimuste üle, kuid nende kohtumiste eeliseks on töötajate ja juhtide produktiivsuse hävitamine. See selgitab, miks eksperdid on tootlikkuse suurendamiseks soovitanud enamiku ärikohtumiste tühistamist. Siin on 10 põhjust, miks ärikohtumised tootlikkust vähendavad:
10 põhjust, miks ärikohtumised tapavad tootlikkuse
1. Ärikohtumised raiskavad aega
Nagu varem öeldud, võtab enamik ärikohtumisi olulise osa töötaja tööajast, jättes neile oluliste ülesannete täitmiseks väga vähe aega. Juhtide jaoks on asi veelgi hullem - enam kui pool oma tööajast kulub ühel või teisel koosolekul kas töötajate või kolmandate osapoolte, näiteks klientide, tarnijate ja äripartneritega. Tegelikult on tänapäeva ettevõtete juhtide üheks tunnuseks see, et nad veedavad suurema osa ajast ärikohtumistel.
2. Enamik ärikohtumisi ei koosta tegevuskava
Pärast koosolekut peaks olema tegevuskava, milles kirjeldatakse ja selgitatakse olulisi astutavaid samme. Kuid kahjuks lõpeb enamik kohtumisi ilma sellise plaanita. Ja see viib järgmiste koosolekute pidamiseni, et arutada uuesti küsimusi, millega oleks pidanud muidu tegelema. Muidugi, mida rohkem koosolekutel osalevad töötajad ja juhid, seda produktiivsema tööaja nad kaotavad.
3. Enamik ärikohtumisi pole selleks valmis
Enamik ärikohtumisi kutsutakse kokku siis, kui on selge, et korraldajal pole midagi koosolekuks kokku pandud. Nad tahavad lihtsalt millestki rääkida, unustades asjaolu, et see on väärtusliku aja raiskamine. Ilma kindla plaanita, mida koosolekul arutatakse ja kui kaua koosolek toimub, arutatakse tarbetuid küsimusi ( ja allesjäämise korral on kavas veel üks kohtumine ) ega saavutata midagi positiivset.
4. Eelmisel koosolekul arutatud küsimused vaadatakse läbi
See on üks levinumaid põhjuseid, miks ärikohtumised võtavad tavalisest rohkem aega. Eelmisel koosolekul tõstatatud või arutatud küsimusi oleks tulnud eelnevalt levitada ja läbi lugeda. See muudab ühe ärikohtumise eelmisele sobivaks jätkuks - mitte eelmise aja kordamine aeganõudvaks. Niisiis, lüüa alati see " viimase koosoleku protokolli lugemine " jama oma koosoleku päevakorrast välja.
5. Ärikohtumised jagunevad mõnikord alakoosolekuteks
On aegu, kus ärikohtumine sütitab muidki uusi arutelusid. Kuigi on täiesti normaalne, kui sellised uued ideed või küsimused tekivad koosoleku ajal, on tavaline viga, mis lubab neil koosoleku suunda muuta, mis viib pikema koosolekuaja ja ebaproduktiivsete kohtumisteni. Ja iga kohtumise jaoks, mis ei anna häid tulemusi, tuleb veel palju, kuni saavutatakse vastuvõetav eesmärk.
6. Inimesed suhtlevad ärikohtumistel
Ärikohtumised tapavad tootlikkuse, kuna need võtavad tavalisest kauem aega. Ja üks põhjus, miks nad võtavad kauem aega, on asjatundlik osalejate suhtlemine. Inimesed küsivad kolleegidelt, mida nad nädalavahetusel tegid, kui selliseid küsimusi võiks lõuna ajal esitada.
7. Mõningaid kohtumiste punkte korratakse rumal põhjusel
Teine põhjus, miks enamik ärikohtumisi võtab liiga palju aega, on arutatud asjatu kordamine, nii et keegi, kes koosoleku ajal sisse kõndis või eelmisel koosolekul puudus, saaks aru, kuhu kohtumine on liikunud. See on peen viis teiste inimeste aja olulisuse tähelepanuta jätmiseks. Ükskõik, kui oluline üksikisik ettevõtte jaoks on, peaks olema alternatiivne viis neile rääkida sellest, mida nad koosolekul maha jätsid.
8. Enamik kohtumisi on ajurünnakud
Kui ettevõte peab saavutama teatud eesmärgi ning vajab töötajatelt ja juhtidelt ideid selle eesmärgi saavutamiseks, võib selle jaoks korraldada ärikohtumise. See, kus enamik ärikorraldajaid eksib, on aga kohtumise kasutamine uute ideede loomiseks. See võtab alati aega, eriti kuna enamik töötajaid peab kohapeal ideede järele mõtlema - milleks nad polnud valmis. Ideaalis oleks päevakava tulnud osalejatele edastada, nii et igaüks tuleb oma ideedega.
9. Tehnoloogia pikendab enamikku kohtumisi
Enamikku ärikohtumisi pikendab põhjendamatult vajadus parandada projektorit või vajadus otsida veebist teavet või korraldaja poolt kõne vastuvõtmise vajadus. Kõik need asjad lisavad kogu koosolekutel veedetud aja.
10. Enamik ärikohtumisi peetakse informatiivsetel eesmärkidel: ärikohtumised tuleks korraldada otsustamise eesmärgil. Tarbetu teabe lugemine PowerPointi esitlusest või ettevõtte ajaloo jutustamine kulutab ainult aega.